「脱はんこ」から業務改善!失敗しない進め方とおすすめツール5選

「脱はんこ」をしたいけど、どうしたら良いのか、誰に相談したら良いのかわからない!
と立ち往生状態ではありませんか?

  • はんこの業務でなかなか別の作業が進まなかった。
  • はんこや書類を管理しきれていなかったり。
  • はんこのせいで滞っている仕事がたくさんある。
  • はんこ作業に疑問を抱く…

それは脱はんこをするべきサインです。

今、脱はんこが推奨されて来ているなか、私たちはそれ以前の約1年半前から経理、労務、人事といった管理部門のDXに取り組んできました。

管理部門の中でも、出社しないとできないと思われていた業務の仕分けをし、従業員が働きやすい環境を作ることも、DXにおける大事な目的になります。

この記事では脱はんこに向けた以下の内容をお伝えします。

  • なぜ、脱はんこしなければならないのか
  • 全ての業務が脱はんこできるのか
  • 脱はんこの進め方
  • 脱はんこができるサービスはあるのか

法律上はんこを省けないものもいくつかありますが、脱はんこができる範囲・できない範囲についてもお伝えしていきます。

特に、3章のポイントを意識して取り組んでいくとスムーズに脱はんこできると思います。

この記事を読んでいただければ、脱はんこに向けた具体的な方法と、業務の効率化をイメージして頂けます。

脱はんこをすべき3つの理由

なぜ脱はんこをしなければならないのか、脱はんこをしたときのメリット・すべき理由を3つお伝えします。

生産性が向上する!

取引先へ請求書を郵送したり、社内の稟議書にハンコやサインをしたり貰いにいったり納期が近づき催促したり、さらに、企業間のやり取りで郵送に時間がかかり物事がスムーズに進まないという煩わしい手間と時間がかかります。

筆者体験談になりますが、前職では稟議書のハンコがなかなか押印されず社内を駆け回って部を越えてハンコ押印の小旅行した経験があります。その後弊社に入社し、今でははんこレスで効率的に業務ができ、かなりストレスフリーです。さらに自分の仕事に集中できるので圧倒的に生産性が上がりました

場所に制約がなくなりどこでも仕事ができる!

ハンコが会社にあるから出社しなければいけない、と言って本当はテレワークしたいのに泣く泣く会社へ向かう人も少なくはないはずです。

ほとんどの業務はリモートでできるのに…ハンコもオンラインで解決させたいと一度は思ったことありませんか?

脱はんこでテレワークをスムーズにしましょう。

管理・セキュリティが楽になりリスクの軽減につながる!

膨大な紙書類の管理や原本保管場所の確保、とても大変ですよね。

紙資源の無駄にもなってしまいますし、紛失・盗難、偽造や改ざんのリスクも大きいです。

弊社でも、契約書の取引をクラウドサインに変更して、業務の簡素化を実現しました。

具体的には、業務委託契約書や社内でのサインが必要な労務書類などをすべて変更することで、紙の書類の一切を削減することになり、また管理も書面ではなく、クラウド上で書類を管理しています。

顧客にも共有することで、面倒な郵送手続きが、すべてメールのやりとりだけで実現可能となりました。

脱はんこができる範囲・できない範囲

いざ脱はんこしようとしても無鉄砲にすべてのはんこ業務を省くことはできません

法的にはんこが絶対に必要なものもあるということを理解しなければなりません。

そこでわかりやすく、脱はんこができる範囲とできない範囲でわけてみました。

脱はんこできる業務 (できる範囲)

はんこ押印作業のスキップが可能のものを紹介します。

脱はんこできない業務 (できない範囲)

法律上は書面交付が要求されているもの(民法、刑法、商法、不動産登記法、商業登記法など)については、基本的に電子化はNGです。

※参照
借地借家法

特定商取引に関する法律

脱はんこに向けた3つのステップ

脱はんこに向けての3つのステップとそのポイントを一緒にご紹介していきます。

ステップ1 業務整理・仕分けをする

はんこ業務の整理をする前に、一つ注意として、企業文化や各社の状況・環境を踏まえたうえで現実に即した脱はんこ施策をしていただきたいと思います。

2章で挙げた脱はんこができる範囲から自社に置き換えてハンコを用いた業務をピックアップしましょう。

-ピックアップのポイント-

  1. 社内での脱はんこに向けた合意形成
    *合意形成とは…発案者が決裁者に合意を取ること
    この時点では発案者しか全容が見えていないので、このプロジェクトの目的・ゴール・導入効果を社内の決裁者に了承してもらう必要があります。
    【脱はんこの場合の例】
      脱はんこの目的:業務の効率化、生産性の向上
     脱はんこのゴール:ツールの導入と業務改善
    脱はんこの導入効果:場所にとらわれずリモートワーク推進が期待できる等
  2. はんこを使った業務の洗い出し
  3. 2章を参考にして、脱はんこができる業務と出来ない業務を仕分け

ステップ2 社内で完結する業務から脱はんこに取り掛かる

社内で完結する業務と社外に関わる業務の仕分けができたと思います。

そこで、脱はんこはまずは社内業務から取り掛かりましょう。

ステップ1を参考に、社内で完結する業務の見直しをします。

なぜ社内業務からとりかかるのかというと、取引先に関わらず、社内のみで業務フローの見直しが完結するからです。

最初の1歩として、取り掛かりやすいのが、社内業務の見直しになります。

社内で(社内のはんこ業務に)優先順位をつけてはんこが省略できる業務を決めます。

実施のステップは、以下のとおりです。

-脱はんこの流れ 【社内編】-

  1. はんこ業務一覧を作成
  2. 省略可能な業務にチェックする
  3. 社内業務の優先順位を決める
  4. はんこ業務がなくなった場合の、業務フローを検討
  5. システム選定(4章で紹介)
  6. 社内に業務フローの周知

ステップ3 取引先に依頼する業務の脱はんこにとりかかる

社内業務の脱はんこが推進できたら、更に取引先が関わる業務の見直しを図りましょう。

取引先の各社の状況を見ながら、脱はんこができる業務を決めます。

-脱はんこの流れ【社外編】-

  1. はんこ業務一覧を作成
  2. 省略可能な業務にチェックする
  3. 社外業務の優先順位を決める
  4. 取引先と脱はんこになった場合の業務フローの決定
  5. システム選定
  6. 取引先への連絡とお願い

厳選!脱はんこができる5つのサービス紹介

特徴のある2社と、その他、取引先の状況に応じて、3社おすすめします。

どのサービスもフリープランやお試し期間を活用して、気軽に試してみましょう。

ドキュサイン

海外取引の多い企業の方におすすめ

<特長>

  • 紙を無くすことで時間や場所、デバイスに関係なく仕事を進め、業務スピードを向上
  • 全世界で2億人以上のユーザー
  • 電子署名プランと不動産プラン

<おすすめポイント>

  • グローバルに展開しているので、海外と取引がある方
  • 無料利用期間あり

https://www.docusign.jp/

クラウドサイン

国内で利用企業が多いサービス

<特徴>

  • たったの数分間で契約を締結
  • セキュアな保管機能で、コンプライアンスの強化にも役立つ契約書名や企業名、日付や金額等、さまざまな条件での検索が可能
  • TeamsやKintoneなどの外部サービスの連携数も多い
  • 受信者側にもアカウントを登録してもらう必要はなく書類の確認・同意を行うことができる

<おすすめポイント>

  • 無料のフリープランもあり気軽にサービスが利用できる

https://www.cloudsign.jp/

シヤチハタクラウド

<特徴>

  • リモート環境でのテレワークに対応し、今までのビジネスプロセスをそのままデジタルに移行
  • 初期費用は不要、固定額で利用可能
  • 社内業務を電子化したい方向けのStandard、取引先との業務を電子化したい方向けのBusiness二つのプランでわかりやすい

<おすすめポイント>

  • 30日間限定でShachihata Cloud Businessと同等機能が試せる

クラウドスタンプ

<特徴>

  • 契約締結までのステータスの確認・リマインド機能で締結がスムーズに
  • 検索機能が付けいているから、契約書を楽々保管
  • 自社にあわせて加入できる2つのプラン
  • テンプレート機能で書類作成も簡単

<おすすめポイント>

  • 資料請求数NO.1の注目の電子契約サービス
    ※お試し期間があるかは、問い合わせください。

https://www.cloudstamp.jp/

ContractS CLM

<特徴>

  • 契約をライフサイクルで管理
  • 相互に関連する契約の紐付けが可能
  • 部署間の連携・共有もスムーズに

<おすすめポイント>

  • 機能面が他の同等サービスに比べて充実
  • アカウント数無制限&電子締結料金0円キャンペーン(~2021年9月30日)

https://www.holmescloud.com/

まとめ

ざっくりと、脱はんこの進め方のポイントをお伝えしました。

脱はんこをすることで資料管理がしやすくなったり場所の制約も減ったりと、業務の改善・効率化ができ、今後の会社の生産性が上がります


上で述べました通り、全てのはんこ業務が脱はんこできるというわけではないので、この記事を参考に、できる範囲とできない範囲を見極めて進めていっていただければと思います。
そして、サービスの導入の検討・選定の参考になれれば幸いです。


DX推進の第一歩として、まずは脱はんこから取り組んでみましょう。

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