業務改善

「脱はんこ」から業務改善!失敗しない進め方とおすすめツール5選

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「脱はんこ」をしたいけど、どうしたら良いのか、誰に相談したら良いのかわからない!

と立ち往生状態ではありませんか?

  • はんこの業務でなかなか別の作業が進まなかった。
  • はんこや書類を管理しきれていなかったり。
  • はんこのせいで滞っている仕事がたくさんある。
  • はんこ作業に疑問を抱く…

それは「脱はんこ」をするべきサインです。


「脱はんこ」が注目されたのが、2020年10月からと言われています。

今、「脱はんこ」が推奨されて来ているなか、私たちはそれ以前の約1年半前から経理、労務、人事といった管理部門のDXに取り組んできました。

管理部門の中でも、出社しないとできないと思われていた業務の仕分けをし、従業員が働きやすい環境を作ることも、DXにおける大事な目的になります。

そのあいだに培ったノウハウをもとに、「脱はんこ」に向けた以下の内容をお伝えします。

  1. なぜ、「脱はんこ」しなければならないのか
  2. 全ての業務が「脱はんこ」できるのか
  3. 「脱はんこ」の進め方
  4. 「脱はんこ」ができるサービスはあるのか

法律上はんこを省けないものもいくつかあります。

記事の中では、「脱はんこ」ができる範囲・できない範囲もお伝えしてます。

特に、3章のポイントを意識して取り組んでいくとスムーズに脱はんこできると思います。


この記事を読んでいただければ、「脱はんこ」に向けた具体的な方法と、業務の効率化をイメージして頂けます。

「脱はんこ」をすべき3つの理由

なぜ「脱はんこ」をしなければならないのか、「脱はんこ」をしたときのメリット・すべき理由を3つお伝えします。

生産性が向上するから!

取引先へ請求書を郵送したり、社内の稟議書にはんこやサインをしたり貰いにいったり納期が近づき催促したり、
さらに、企業間のやり取りで郵送に時間がかかり物事がスムーズに進まないという煩わしい手間と時間がかかります。

筆者体験談になりますが、前職では稟議書のはんこがなかなか押印されず社内を駆け回り部を越えてはんこ押印の小旅行…という経験があります。

弊社に入社し、今でははんこレスで業務効率が上がり、かなりストレスフリーで業務に取り掛かることができています。

さらに自分の仕事に集中できるので圧倒的に生産性が上がりました。

場所に制約がなくなりどこでも仕事ができるから!

はんこが会社にあるから出社しなければいけない、と言って本当はテレワークしたいのに泣く泣く会社へ向かう人も少なくはないはずです。


ほとんどの業務はリモートでできるのに…と、はんこもオンラインで解決させたいと一度は思ったことありませんか?

「脱はんこ」でテレワークをスムーズにしましょう。

管理・セキュリティが楽になりリスクの軽減に繋がるから!

膨大な紙書類の管理や原本保管場所の確保、とても大変ですよね。

紙資源の無駄にもなってしまいますし、紛失・盗難、偽造や改ざんのリスクも大きいです。

弊社でも、契約書の取引をクラウドサインに変更して、業務の簡素化を実現しました。

具体的には、業務委託契約書や社内でのサインが必要な労務書類などをすべて変更することで、紙の書類の一切を削減することになり、また管理も書面ではなく、クラウド上で書類を管理しています。

顧客にも共有することで、面倒な郵送手続きが、すべてメールのやりとりだけで実現可能となりました。

「脱はんこ」ができる範囲・できない範囲

いざ「脱はんこ」しようとしても無鉄砲にはんこを省くことはできません
法的にはんこが絶対に必要なものもあるということを理解しなければなりません。
そこで「脱はんこ」ができる範囲とできない範囲でわけてみました。

「脱はんこ」できる業務 (できる範囲)

はんこ押印作業のスキップが可能のものを紹介します。

企業内資料企業間取引
社内稟議書
申請書類
各種会議資料
受発注伝票 
社内の公式文書
申請書から荷物の授受のチェック
社内で承認、決裁で使用する資料
など
取引先と利用する紙の
見積書
発注書
注文書
納品書
請求書
契約書
会社名や住所等のはんこ
会社の封筒
社印・社長印が必要な書類
など

「脱はんこ」できない業務 (できない範囲) 

法律上は書面交付が要求されているものについては、電子化はNGです。
※民法、刑法、商法、不動産登記法、商業登記法など

はんこが必要な業務を紹介いたします。

公的機関(法的な話)銀行関連
○官公庁への届け出
法律上書面で印鑑が必要な書類

○借地借家法に定められた書類
定期借地契約(借地借家法第22条)
定期建物賃貸借契約(借地借家法第38 条第1 項)

○特定商取引法に定められる書類
訪問販売
電話勧誘販売
連鎖販売(いわゆる「マルチ商法や」「ネズミ講」と呼ばれるもの)
特定継続的役務提供(「エステティックサロン」、「学習塾」など「特定商取引法」規制されている販売形態のこと)
業務提供誘引販売取引
口座開設やインターネットバンキングに関しては、三菱UFJ銀行やりそな銀行、さらにいくつかの地方銀行でも印鑑不要での手続きが可能になってきています。

○企業が金融機関と取引する場合
融資契約手続き
小切手、手形の利用
税、公金、個人向け融資の住宅ローン

では、まだ印鑑が必要となることがほとんどです。

融資契約手続きは個人向けカードローンは可能であるものの、個人向け融資の住宅ローンや法人向け融資の電子化はまだ一部の銀行でしかサービスがありません。
税・公金についても電子納付が可能となっていますが、実施は一部の自治体にとどまっているのが現状です。


「行政手続における書面主義、押印原則、対面主義の見直しについて(再検討依頼)」 の結果概要
地方公共団体における押印見直しマニュアル

e-Gov法令検索
借地借家法
特定商取引法

「脱はんこ」に向けた3つのステップ

「脱はんこ」に向けての3つのステップとそのポイントを一緒にご紹介していきます。

ステップ1 業務整理・仕分けをする

はんこ業務の整理をする前に、一つ注意として、企業文化や各社の状況・環境を踏まえたうえで現実に即した「脱はんこ」施策をしていただきたいと思います。


2章で挙げた「脱はんこ」ができる範囲から自社に置き換えてハンコを用いた業務をピックアップしましょう。

-業務整理・仕分けのポイント-

  1. 社内での「脱はんこ」に向けた合意形成
    合意形成とは:発案者が決裁者に合意を取ること
    この時点では発案者しか全容が見えていないので、このプロジェクトの目的・ゴール・導入効果を社内の決裁者に了承してもらう必要があります。
      ≪「脱はんこ」の場合≫
      目的:業務の効率化、生産性の向上
      ゴール:ツールの導入と業務改善
      導入効果:場所にとらわれずリモートワーク推進が期待できる等
  2. はんこを使った業務の洗い出し
  3. 2章を参考にして、「脱はんこ」ができる業務と出来ない業務を仕分け

ステップ2 社内で完結する業務から「脱はんこ」に取り掛かる

社内で完結する業務と社外に関わる業務の仕分けができたと思います。

そこで、まずは社内業務から取り掛かりましょう。

上記を参考に、社内で完結する業務の見直しをします。

なぜ社内業務からとりかかるのかというと、取引先に関わらず、社内のみで業務フローの見直しが完結するからです。最初の1歩として、取り掛かりやすいのが、社内業務の見直しになります。

社内で(社内のはんこ業務に)優先順位をつけてはんこが省略できる業務を決めます。

実施のステップは、以下のとおりです。

-「脱はんこ」の流れ 【社内編】-

  1. はんこ業務一覧を作成
  2. 省略可能な業務にチェックする
  3. 社内業務の優先順位を決める
  4. はんこ業務がなくなった場合の、業務フローを検討
  5. システム選定(4章で紹介)
  6. 社内に業務フローの周知

ステップ3 取引先に依頼する業務の「脱はんこ」にとりかかる

社内業務の「脱はんこ」が推進できたら、更に取引先が関わる業務の見直しを図りましょう。

取引先の各社の状況を見ながら、「脱はんこ」ができる業務を決めます

-脱はんこの流れ【社外編】-

  1. はんこ業務一覧を作成
  2. 省略可能な業務にチェックする
  3. 社外業務の優先順位を決める
  4. 取引先と「脱はんこ」になった場合の業務フローの決定
  5. システム選定(4章で紹介)
  6. 取引先への連絡とお願い

厳選!「脱はんこ」ができる5つのサービス紹介

「脱はんこ」ができるサービスには、大きく差はありませんので、

その中でも特徴のある2社と、その他、取引先の状況に応じて3社をご紹介します。

  • 海外取引の多い企業の方にはドキュサイン
  • 国内で利用企業が多いクラウドサイン
  • シヤチハタクラウド
  • クラウドスタンプ
  • ContractS CLM

どのサービスもフリープランやお試し期間で、試してみてみましょう。

ドキュサイン

<特徴>

  • 紙を無くすことで時間や場所、デバイスに関係なく仕事を進め、業務スピードを向上
  • 全世界で2億人以上のユーザー
  • 電子署名プランと不動産プラン

<おすすめポイント>

  • グローバルに展開しているので、海外と取引がある方にも
  • 無料利用期間あり

クラウドサイン

<特徴>

  • たったの数分間で契約を締結
  • セキュアな保管機能で、コンプライアンスの強化にも役立つ
  • 契約書名や企業名、日付や金額等、さまざまな条件での検索が可能
  • TeamsやKintoneなどの外部サービスの連携数も多い
  • 受信者側にもアカウントを登録してもらう必要はなく書類の確認・同意を行うことができる

<おすすめポイント>

  • 無料のフリープランもあり気軽にサービスが利用できる

シヤチハタクラウド

<特徴>

  • リモート環境でのテレワークに対応し、今までのビジネスプロセスをそのままデジタルに移行
  • 初期費用は不要、固定額で利用可能
  • 社内業務を電子化したい方向けのStandard、取引先との業務を電子化したい方向けのBusiness二つのプランでわかりやすい

<おすすめポイント>

  • 30日間限定でShachihata Cloud Businessと同等機能が試せる

クラウドスタンプ

<特徴>

  • 契約締結までのステータスの確認・リマインド機能で締結がスムーズに
  • 検索機能が付けいているから、契約書を楽々保管
  • 自社にあわせて加入できる2つのプラン
  • テンプレート機能で書類作成も簡単

<おすすめポイント>

  • 資料請求数NO.1の注目の電子契約サービス
    ※お試し期間があるかは、直接問い合わせください。

ContractS CLM

<特徴>

  • 契約をライフサイクルで管理
  • 相互に関連する契約の紐付けが可能
  • 部署間の連携・共有もスムーズに

<おすすめポイント>

  • 機能面が他の同等サービスに比べて充実
  • アカウント数無制限&電子締結料金0円キャンペーン(~2021年9月30日)

まとめ

ざっくりと、「脱はんこ」の進め方のポイントをお伝えしました。

「脱はんこ」をすることで資料管理がしやすくなったり場所の制約も減ったりと、業務の改善・効率化ができ、今後の会社の生産性が上がります。


上で述べました通り、全てのはんこ業務が「脱はんこ」できるというわけではないので、この記事を参考に、できる範囲とできない範囲を見極めて進めていっていただければと思います。
そして、サービスの導入の検討・選定の参考になれれば幸いです。


DX推進の第一歩として、まずは「脱はんこ」から取り組んでみましょう。

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